De voordelen van een geautomatiseerd offerteproces

Automatiseer processen en systemen en creëer rust

De hierboven geschetste situatie komt helaas vaker voor dan je denkt. Opvallend vaak ligt de oorzaak hiervan niet bij een beperking in personeel of productiemogelijkheden, maar zijn processen simpelweg niet efficiënt ingericht. Bij klanten waarbij dit aan de orde is zien we vaak dat offerte-aanvragen niet binnenkomen in een CRM-systeem, maar in een mailbox. Dat resulteert vaak in een hoop gesleep van mapje naar mapje, het toevoegen en verwijderen van labels en een situatie waarin je het overzicht eenvoudig kwijtraakt. Bovendien ben je zo tientallen muisklikken verder en dan ben je er nog lang niet. Zonde, vooral omdat dit stappen zijn die bij iedere aanvraag moeten worden herhaald, terwijl tijd het meest kostbare is wat er is.

Optimaliseer je klantreis: van offerte naar order

Door offerte-aanvragen rechtstreeks in een CRM-pakket te laten landen leg je het fundament voor een fantastische klantbeleving. Je richt dus niet alleen je processen efficiënter in, maar je verliest daarnaast geen aanvragen meer uit het oog en je kunt meer aandacht steken in het scoren van de order.

Uiteindelijk geeft een potentiële klant met een offerte-aanvraag aan dat hij of zij graag zaken met je wil doen. Voor de deal gesloten wordt, zul je echter aan de verwachtingen moeten voldoen. Sterker nog, je zult ze moeten overtreffen omdat de kans groot is dat de potentiële klant ook offertes uit heeft staan bij concurrenten. Daarbij zit het hem vaak niet in de prijs, maar in de klantervaring. Het is belangrijk dat de klantreis van het begin af aan goed is ingericht zodat de potentiële klant gelijk een goed gevoel krijgt over de manier waarop er gewerkt wordt.

Voorbeeld van een geoptimaliseerde klantreis

Hoe ziet zo’n geoptimaliseerde klantreis er dan bijvoorbeeld uit? Een voorbeeld.

Via de website wordt een aanvraag gedaan. Deze belandt vervolgens rechtstreeks in de sales funnel. Vervolgens kun je ervoor kiezen om de aanvraag gelijk in behandeling te nemen, of een automatische call in te laten plannen om eerst meer te weten te komen over de aanvraag. Door ervoor te zorgen dat je formulieren geoptimaliseerd en zo volledig mogelijk zijn is de kans groot dat dit niet nodig is, omdat je alle benodigde informatie al tot je beschikking hebt. Denk aan NAW-gegevens, het betreffende product, eventuele aantallen, instructies voor de bedrukking, enzovoort.

Kun je je voorstellen dat dit je een hoop tijd gaat schelen? Tijd die je kunt besteden aan de juiste vervolgstappen in de klantreis om ervoor te zorgen dat je de deal over de streep trekt.

Rockwise rekent op Gripp

Bij Rockwise maken we gebruik van Gripp CRM. Gripp is de tool die het ons mogelijk maakt om nutteloos werk te automatiseren, waardoor we ons bezig kunnen houden met uitgebrachte offertes en lopende projecten. Kortom: de A van Aandacht. Ik hoor je denken: ‘wat is dan nutteloos werk?’. Dit is alleen al het denken aan het feit dat je ‘nog iets moet doen’ of iets ‘absoluut niet mag vergeten’. Het kost je een handeling en het is iets dat gemakkelijk kan worden geautomatiseerd.

Denk bijvoorbeeld aan het nabellen van een uitgebrachte offerte na een x-aantal dagen. Als je er niet aan denkt om dat te doen, vergeet je het. Het mooie van een tool als Gripp is dat het systeem je automatisch een herinnering stuurt. Dat doet de software op basis van de verzenddatum van de offerte. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld wanneer je een collega vraagt om iets voor te bereiden. Maak een ‘to-do’ aan en laat deze automatisch inschieten bij je collega, zodat deze gelijk weet wat hij of zij voor je moet doen.

Slechts een aantal voorbeelden waarmee ik je aan het denken wil zetten. Want, geloof het of niet, ook in jouw organisatie kun je processen optimaliseren door systemen slimmer voor je te laten werken. Fijn gevolg: meer aandacht voor je klant en rust in je hoofd.

Krijg je naast offerte aanvragen ook rechtstreeks orders uit je webshop?

Als je marketing als een geoliede machine zijn werk doet, dan heb je het ook met rechtstreekse orders al snel erg druk. Je zal al snel merken dat je de bestellingen in je webshop niet meer kunt beheren, want je webshop is tenslotte geen tool voor ordermanagement. De klant wil van jou weten wat de actuele status is van zijn of haar bestelling: van de succesvolle ontvangst van je order tot het ingepakt vertrekken van het pakket uit je magazijn. Alles wat daartussen gebeurt, kun je organiseren met een tool als Picqer. Met één tool heb je grip op alles wat er in je magazijn gebeurt. Met allerlei automatische flows, zodat je ook hier geen nutteloos werk hoeft te doen (denk aan het handmatig versturen van een track and trace-code naar je klant. Door je systemen op deze manier in te richten, creëer je veel meer rust in je bovenkamer en kun je met volle focus werken aan het laten groeien van je webshop.<

Zelf efficiënter werken?

Ben je benieuwd welke processen er in jouw organisatie efficiënter kunnen worden ingericht? Of ben je nieuwsgierig welke tips en tricks je kunt toepassen om niet in een situatie terecht te komen waarin je je advertentiecampagnes uit moet zetten omdat je business het niet meer aankan? We denken graag met je mee. Neem contact met ons op en ervaar de rust en professionaliteit die automatisering voor je gaat brengen.