Help, ik kan mijn aanvragen of orders niet meer wegwerken!

Inefficiënte processen en systemen

De hierboven geschetste situatie komt helaas geregeld voor en in de meeste gevallen is het helemaal niet zo dat klanten de drukte niet meer aankunnen. De oorzaak zit doorgaans in inefficiënte processen en systemen. Denk aan het overzetten en behandelen van aanvragen die via de website binnenkomen. Vaak worden deze eerst overgezet naar het CRM-pakket en vanuit daar vindt dan de opvolging – zoals het uitbrengen van een offerte – plaats. Bij webshops is het vaak zo dat orders door allerlei processen gaan. Denk aan het in behandeling nemen, picken, inpakken en verzenden. Ontvang je een aantal orders per dag? Dan lijkt dat op het eerste oog niet veel uit te maken, maar toch zijn dit stappen die je eenvoudig kunt automatiseren.

Ontvang je offertes en verkoop je geen producten?

Is het bovenstaande op jou van toepassing? Dan heb je waarschijnlijk veel klantcontact. Je wil iedere lead voldoende aandacht geven zodat je in beeld blijft. Geloof me: dat gaat je niet lukken met je mailbox als organisatietool. Je hebt een CRM-systeem nodig om jouw klant een fantastische klantreis te laten ervaren. Van het bedanken voor de aanvraag, tot het uiteindelijk uitbrengen van een voorstel en tot slot natuurlijk het verwelkomen van je nieuwe klant.

Bij Rockwise maken we gebruik van Gripp CRM. Gripp is de tool die het ons mogelijk maakt om nutteloos werk te automatiseren, waardoor we ons bezig kunnen houden met uitgebrachte offertes en lopende projecten. Kortom: de A van Aandacht. ‘Wat is dan nutteloos werk?’ hoor ik je denken. Simpel werk is alleen al het denken aan het feit dat je ‘nog iets moet doen’ of iets ‘absoluut niet mag vergeten’. Het kost je een handeling en het is iets dat gemakkelijk kan worden geautomatiseerd.

Denk bijvoorbeeld aan het nabellen van een uitgebrachte offerte na een x-aantal dagen. Als je er niet aan denkt om dat te doen, vergeet je het. Het mooie van een tool als Gripp is dat het systeem je automatisch een herinnering stuurt op basis van de verzenddatum van de offerte. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld wanneer je een collega vraagt om iets voor te bereiden. Maak een to-do aan en laat deze automatisch inschieten bij je collega, zodat deze gelijk weet wat hij of zij voor je moet doen.

Slechts een aantal voorbeelden waarmee ik je aan het denken wil zetten. Want, geloof het of niet, ook in jouw organisatie kun je processen optimaliseren door systemen slimmer voor je te laten werken. Fijn gevolg: meer aandacht voor je klant en rust in je hoofd.

Ben je een e-commerce ondernemer?

Dan krijg je aan de lopende band orders binnen. Althans, als je al met Rockwise zaken doet (😉). Je zal al snel merken dat je de bestellingen in je webshop niet meer kunt beheren, want je webshop is tenslotte geen tool voor ordermanagement. De klant wil van jou weten wat de actuele status is van zijn of haar bestelling: van de succesvolle ontvangst van je order tot het ingepakt vertrekken van het pakket uit je magazijn. Alles wat daartussen gebeurt, kun je organiseren met een tool als >Picqer. Met één tool heb je grip op alles wat er in je magazijn gebeurt. Met allerlei automatische flows, zodat je ook hier geen nutteloos werk hoeft te doen (denk aan het handmatig versturen van een track and trace-code naar je klant.

Door je systemen op deze manier in te richten, creëer je veel meer rust in je bovenkamer en kun je met volle focus werken aan het laten groeien van je webshop.

Zelf efficiënter werken?

Ben je benieuwd welke processen er in jouw organisatie efficiënter kunnen worden ingericht? Rockwise denkt graag met je mee. Neem contact met ons op en ervaar de rust en professionaliteit die automatisering voor je gaat brengen.